Preámbulo
Objetivo del Programa
El objetivo de este programa es establecer un marco de políticas y procedimientos que aseguren el cumplimiento de las leyes locales e internacionales, especialmente en el ámbito laboral y comercial chileno, promoviendo la integridad y la conducta ética en todas las operaciones de la empresa. Este programa está diseñado para proteger la reputación de la empresa, garantizar un ambiente de trabajo seguro y justo, y fomentar relaciones comerciales basadas en la confianza y la transparencia.
De la misma manera establece los medios para prevenir, identificar y sancionar conductas que no representen la cultura organizacional en cualquiera de sus niveles manteniendo el respeto a los códigos o procedimientos internos establecidos y conocidos por sus colaboradores.
Compromiso de la Alta Gerencia
La alta gerencia de nuestra empresa se compromete a liderar con el ejemplo, adhiriéndose estrictamente a las políticas de integridad y cumplimiento. Este compromiso incluye proporcionar los recursos necesarios para la implementación efectiva del programa, promover una cultura de ética y cumplimiento, y asegurar que todos los empleados entiendan y sigan las directrices establecidas. Este compromiso considera y no se limita a:
– Priorizar el programa
– Comunicación abierta y confidencial
– Promoción constante del programa
– Evaluación y mejora constante
Integridad y Cumplimiento de Leyes Locales
La empresa se compromete a cumplir con todas las leyes y regulaciones locales aplicables, especialmente aquellas relacionadas con el derecho laboral chileno. Esto incluye el respeto de los derechos de los trabajadores, la promoción de la igualdad de oportunidades y la prohibición de cualquier forma de discriminación, acoso o abuso.
Código de conducta interno
La empresa establece como un mínimo de conducta, no siendo restrictivo a su mejoramiento y manteniendo una clara actitud de mejora continua los siguientes puntos, que tanto colaboradores internos o externos, clientes y proveedores darán como conocidos al momento de iniciar relaciones comerciales o laborales según sea el caso.
Protección a los Bienes de la Empresa
Descripción: Los colaboradores deben proteger y cuidar los activos de la empresa, que incluyen tanto bienes físicos como intangibles.
Detalles:
• Responsabilidad: Todos los colaboradores son responsables de usar los bienes de la empresa de manera adecuada y solo para fines laborales.
• Conservación: Mantener y conservar los equipos, herramientas y demás recursos proporcionados por la empresa en buen estado.
• Prevención de Pérdidas: Informar inmediatamente sobre cualquier daño, pérdida o robo de bienes de la empresa.
• Uso Apropiado: No utilizar los recursos de la empresa para beneficio personal o de terceros sin la autorización correspondiente.
Sistemas de Seguridad de la Información
Descripción: Los colaboradores deben proteger la información de la empresa y adherirse a todas las políticas de seguridad de la información.
Detalles:
• Confidencialidad: Tratar toda la información de la empresa como confidencial, salvo que se indique lo contrario.
• Acceso Restringido: Solo acceder a sistemas, datos y aplicaciones a los cuales tengan autorización específica.
• Protección de Datos: No compartir contraseñas ni permitir el acceso no autorizado a los sistemas de la empresa.
• Reportar Incidentes: Informar de inmediato cualquier incidente de seguridad o sospecha de brechas de seguridad a los responsables del área de TI o al responsable de seguridad de la información.
Comunicación/Medios
Descripción: La comunicación interna y externa de los colaboradores debe ser profesional y alineada con las políticas de la empresa.
Detalles:
• Representación de la Empresa: Al comunicarse externamente, los colaboradores deben asegurarse de representar adecuadamente a la empresa y adherirse a sus valores y políticas.
• Canales Aprobados: Utilizar únicamente los canales de comunicación aprobados por la empresa para la transmisión de información sensible o confidencial.
• Transparencia y Veracidad: Ser honesto y transparente en todas las comunicaciones, evitando la divulgación de información falsa o engañosa.
• Uso de Redes Sociales: Seguir las políticas de uso de redes sociales de la empresa, evitando cualquier publicación que pueda afectar negativamente la reputación de la empresa.
Uso del Correo Electrónico
Descripción: El correo electrónico corporativo debe ser utilizado de manera profesional y solo para fines laborales.
Detalles:
• Propósito Laboral: Utilizar el correo electrónico de la empresa exclusivamente para comunicaciones relacionadas con el trabajo.
• Confidencialidad: No enviar información confidencial o sensible a destinatarios no autorizados.
• Política de Uso: Seguir las políticas de uso del correo electrónico establecidas por la empresa, que incluyen normas sobre el contenido de los correos y el uso adecuado de la firma electrónica.
• Protección contra Amenazas: No abrir correos sospechosos ni descargar archivos adjuntos de remitentes desconocidos para evitar amenazas como el phishing y el malware.
• Archivos y Almacenamiento: No utilizar el correo electrónico de la empresa para almacenar archivos personales y respetar las políticas de retención y eliminación de correos de la empresa.
Protección de Datos de Carácter Personal
Descripción: Los colaboradores deben proteger los datos personales de clientes, empleados y otros terceros, asegurando su privacidad y cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.
Detalles:
• Confidencialidad: Tratar todos los datos personales como confidenciales y protegerlos contra accesos no autorizados.
• Uso Limitado: Utilizar los datos personales solo para los fines específicos para los que fueron recolectados y de acuerdo con la política de privacidad de la empresa.
• Cumplimiento Normativo: Asegurarse de que el manejo de los datos personales cumpla con la Ley de Protección de Datos Personales (Ley 19.628) y otras normativas aplicables.
• Reportar Incidentes: Informar de inmediato cualquier brecha de seguridad o uso indebido de datos personales al responsable de protección de datos de la empresa.
Comportamientos en Redes Sociales
Descripción: Los colaboradores deben actuar de manera responsable en las redes sociales, protegiendo la imagen y reputación de la empresa.
Detalles:
• Profesionalismo: Mantener un comportamiento profesional y respetuoso en todas las interacciones en redes sociales.
• Confidencialidad: No divulgar información confidencial o sensible de la empresa a través de redes sociales.
• Opiniones Personales: Dejar claro que cualquier opinión expresada en redes sociales es personal y no representa la postura oficial de la empresa.
• Respeto y Legalidad: Evitar comentarios ofensivos, difamatorios o ilegales que puedan perjudicar a la empresa o a terceros.
Uso de Drogas, Armas y Alcohol
Descripción: El uso de drogas, armas y alcohol está estrictamente regulado para mantener un ambiente de trabajo seguro y profesional.
Detalles:
• Prohibición de Drogas y Armas: Está prohibido el consumo, posesión y distribución de drogas ilegales y armas en las instalaciones de la empresa o durante actividades laborales.
• Consumo de Alcohol: El consumo de alcohol durante el horario laboral está prohibido, excepto en eventos oficiales de la empresa donde se permita de manera controlada.
• Consecuencias del Incumplimiento: El incumplimiento de estas normas puede resultar en acciones disciplinarias, incluyendo el despido.
Actuación Política
Descripción: Los colaboradores deben separar sus actividades políticas personales de sus responsabilidades laborales.
Detalles:
• Neutralidad: Mantener la neutralidad política en el lugar de trabajo y no utilizar los recursos de la empresa para actividades políticas.
• Opiniones Personales: Aclarar que cualquier participación en actividades políticas es a título personal y no representa la postura de la empresa.
• No Coerción: No coaccionar a otros empleados para que participen en actividades políticas o apoyen determinadas causas.
Regalos y Entretenimientos
Descripción: La aceptación y ofrecimiento de regalos y entretenimientos deben ser gestionados con transparencia para evitar conflictos de interés.
Detalles:
• Límites y Autorización: Aceptar u ofrecer regalos y entretenimientos solo cuando sean de valor modesto y no influencien decisiones comerciales.
• Transparencia: Informar y obtener autorización previa de la alta gerencia o del departamento de Cumplimiento antes de aceptar u ofrecer regalos de mayor valor.
• Prohibiciones: Rechazar cualquier regalo o entretenimiento que pueda interpretarse como un soborno o un intento de influir en decisiones comerciales.
• Excepciones: Quedan fuera de esta normativa los premios que el colaborador reciba para si o para la empresa siempre y cuando entren en categorías como sorteos en eventos de lanzamiento u otros, premiación por cumplimiento de metas, reconocimiento a trayectoria u otros que bajo el análisis de la empresa no sean motivo de conflicto de interés o puedan significar falta a las políticas establecidas por esta normativa.
Confidencialidad
Descripción: Proteger la información confidencial de la empresa es esencial para mantener la ventaja competitiva y la confianza de los socios comerciales.
Detalles:
• No Divulgación: No divulgar información confidencial a terceros sin autorización expresa.
• Uso Interno: Utilizar la información confidencial solo para fines laborales legítimos.
• Protección de Datos: Implementar medidas adecuadas para proteger la información confidencial contra accesos no autorizados.
Relaciones con los Proveedores
Descripción: Mantener relaciones comerciales justas y transparentes con los proveedores es fundamental para la integridad de la empresa.
Detalles:
• Selección Justa: Seleccionar proveedores basándose en criterios objetivos como calidad, precio y capacidad de cumplimiento.
• Transparencia: Mantener una comunicación abierta y honesta con los proveedores, evitando cualquier conflicto de interés.
• Cumplimiento de Contratos: Respetar los términos y condiciones acordados en los contratos con proveedores.
Representación Legal y Garantía de Integridad de los Contratos
Descripción: Los colaboradores deben asegurar la integridad y legalidad de todos los contratos y acuerdos firmados en nombre de la empresa.
Detalles:
• Revisión Legal: Someter todos los contratos a revisión legal antes de la firma para asegurar su cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
• Transparencia: Incluir todas las cláusulas y términos relevantes en los contratos de manera clara y comprensible.
• Firma Autorizada: Asegurarse de que solo los empleados autorizados firmen contratos en nombre de la empresa.
Conflicto de Intereses
Descripción: Los colaboradores deben evitar situaciones donde sus intereses personales puedan interferir con sus responsabilidades laborales.
Detalles:
• Divulgación: Informar inmediatamente cualquier situación que pueda representar un conflicto de interés.
• Transparencia: Abstenerse de participar en decisiones comerciales donde exista un conflicto de interés.
• Integridad: Actuar siempre en el mejor interés de la empresa y no permitir que intereses personales influyan en sus decisiones laborales.
Libre Competencia
Descripción: Fomentar y mantener prácticas comerciales justas y competitivas es esencial para el éxito de la empresa.
Detalles:
• Cumplimiento Legal: Adherirse a todas las leyes y regulaciones de libre competencia y antimonopolio.
• Prácticas Éticas: Evitar prácticas comerciales desleales, como la fijación de precios, la manipulación del mercado o acuerdos anticompetitivos.
• Transparencia: Mantener una comunicación abierta y honesta en todas las interacciones comerciales.
Prevención de la Corrupción
Descripción: La empresa mantiene una política de cero tolerancia hacia la corrupción en todas sus formas.
Detalles:
• No Soborno: No ofrecer, dar, recibir o solicitar sobornos u otros pagos indebidos.
• Cumplimiento de Normas: Seguir todas las leyes y regulaciones anticorrupción aplicables.
• Denuncia: Reportar cualquier sospecha de actividades corruptas a través del canal de denuncia establecido.
Prevención de Lavado de Dinero y Fraude
Descripción: La empresa está comprometida en prevenir el uso de sus operaciones para el lavado de dinero y fraudes de cualquier índole, Adoptando medidas proactivas para prevenir, detectar y responder frente a cualquiera de estos casos.
Detalles:
• Debida Diligencia: Realizar una debida diligencia adecuada en todas las transacciones financieras y relaciones comerciales.
• Monitoreo: Implementar sistemas de monitoreo para detectar y prevenir actividades sospechosas.
• Reportar Incidentes: Informar de inmediato cualquier actividad sospechosa a las autoridades correspondientes y al departamento de Cumplimiento.
• Transparencia: Fomentar una cultura de transparencia y responsabilidad en todas las actividades comerciales.
• Investigación y Sanciones: Investigar todas las denuncias de fraude y aplicar sanciones apropiadas a los responsables
De los Colaboradores
Deberes del Colaborador
• Conocer y cumplir las políticas y procedimientos de la empresa.
• Actuar con integridad y ética en todas las situaciones laborales.
• Reportar cualquier conducta inapropiada o violación de las políticas de la empresa.
• Proteger la información confidencial y los activos de la empresa.
• Participar en las capacitaciones y programas de formación sobre integridad y cumplimiento.
Prohibiciones del Colaborador
• Participar en actividades ilegales o contrarias a las políticas de la empresa.
• Aceptar u ofrecer sobornos o incentivos que puedan comprometer la integridad del colaborador o de la empresa.
• Divulgar información confidencial de la empresa sin autorización.
• Discriminar, acosar o abusar de otros empleados o socios comerciales.
• Utilizar los recursos de la empresa para fines personales no autorizados.
Manejo de Recibimiento de Ofertas de Bienes y/o Servicios
Todos los colaboradores deben rechazar cualquier oferta de bienes y/o servicios que pueda influir indebidamente en sus decisiones laborales.
Cualquier oferta recibida debe ser reportada inmediatamente al departamento de Recursos Humanos y al área de Cumplimiento.
Las decisiones comerciales deben basarse en el mérito y no en incentivos personales.
Conducta Ética y Anticorrupción
La empresa mantiene una política de cero tolerancia hacia la corrupción y el soborno.
Todos los colaboradores deben actuar con honestidad y transparencia en todas las interacciones comerciales.
Es obligación de los colaboradores reportar cualquier sospecha de actividades corruptas o poco éticas.
Procedimiento Disciplinario y Sanciones
Cualquier violación de las políticas de la empresa será investigada de manera justa y confidencial.
Las sanciones pueden incluir amonestaciones, suspensiones, despido y/o acciones legales, dependiendo de la gravedad de la infracción.
El proceso disciplinario se llevará a cabo conforme a las leyes laborales chilenas y las políticas internas de la empresa
Integridad y Cumplimiento
Definición
Integridad y cumplimiento se refieren al compromiso de la empresa y sus colaboradores de actuar de acuerdo con los valores éticos y las leyes aplicables, asegurando así la transparencia, responsabilidad y confianza en todas las operaciones comerciales.
Funciones
Desarrollar, implementar y supervisar las políticas y procedimientos de integridad y cumplimiento.
Proporcionar capacitación y recursos a los empleados para asegurar el cumplimiento de las políticas.
Investigar y responder a cualquier queja o informe de violación de las políticas.
Designación
El responsable de Integridad y Cumplimiento será designado por la alta gerencia y reportará directamente a Gerencia. Esta persona debe tener conocimientos en leyes laborales chilenas y en políticas de ética empresarial. La asignación de esta función conlleva la obligación de tomar todos los cursos o talleres que la empresa considere pertinentes para mantener su propia integridad empresarial y la de sus colaboradores.
Facultades
Acceso a todos los recursos necesarios para cumplir con sus responsabilidades.
Autoridad para realizar investigaciones internas y recomendar acciones disciplinarias.
Facultad para actualizar y modificar las políticas de integridad y cumplimiento según sea necesario
Canal de Denuncia
La empresa establecerá un canal de denuncia confidencial y accesible para que los empleados puedan reportar cualquier violación de las políticas de integridad y cumplimiento.
Las denuncias pueden ser anónimas y serán investigadas de manera justa y confidencial.
No se permitirá ninguna represalia contra empleados que denuncien de buena fe cualquier violación.
Difusión y Capacitación
La empresa proporcionará capacitación regular sobre las políticas de integridad y cumplimiento a todos los empleados.
Las políticas serán difundidas a través de reuniones, correos electrónicos, boletines informativos y la intranet de la empresa.
Todos los empleados deben firmar un documento de aceptación y comprensión de las políticas de integridad y cumplimiento.
Se realizarán evaluaciones periódicas para asegurar que los empleados entiendan y apliquen las políticas de manera efectiva.